×

Yoors


exit_to_app Inloggen

camera_alt
Afbeelding toevoegen
Online boekhouding versus Excel administratie

Online boekhouding versus Excel administratie


Boekhouding, deel van iedere bedrijfsadministratie

Iedere ondernemer heeft ermee te maken. Het voeren van een administratie is een (wettelijke) verplichting. Niet iedereen is daar blij mee, maar het is nu eenmaal zo.


De vraag komt regelmatig naar voren hoe je dan die administratie moet voeren. Wat betreft de boekhouding - als een wezenlijk onderdeel van de bedrijfsadministratie - richt ik mij in deze blog met name tot de kleine zelfstandige (de zzp'er of freelancer). Al kan iedere ondernemer er denk ik zijn voordeel mee doen. Ik zet hieronder een aantal verschillen op een rijtje.

Het gebruik van een boekhoudpakket heeft voordelen t.o.v. Excel (of Word). Zeker als de administratie wat uitgebreider wordt, maar ook voor de kleine administratie. Waar moet u dan zoal aan denken?

Gebruiksgemak en volledige administratie

In een online pakket (zoals Exact of Informer) worden de documenten - facturen, kasbonnen, etc. - gescand en ingelezen. Ze worden gekoppeld aan de boekingen, waardoor u alle bij elkaar horende gegevens bij elkaar hebt. De administratie is dus vanaf het begin meer compleet. 

Bankmutaties moeten in een goede administratie ook allemaal in de boekhouding verwerkt worden. Werkt u in Excel, dan moet u dit handmatig invoeren. In een online pakket kunt u de mutaties (min of meer) rechtstreeks importeren, als u ingelogd bent bij uw bank. En ook bij een offline boekhoudpakket - zoals Minipak - zijn de juistheid en volledigheid van de geboekte gegevens door gebruik van een importbestand vaak beter te controleren.

Een online pakket levert u automatisch een back-up van uw administratie op. Wilt u in Excel blijven werken, dan moeten sowieso alle facturen goed geordend bewaard blijven en moet u een back-up systeem hebben.


Een goed boekhoudpakket is zodanig ingericht, dat de bedrijfsinformatie hier direct uitgehaald kan worden. Zowel het verloop van omzet, kosten en winst, als van de balanspositie (bezittingen, schulden en vermogen). Maar ook de gegevens voor de btw-aangifte kunt u hier direct uit afleiden.

Juiste en volledige informatie uit de boekhouding

Als u uitgaande facturen maakt vanuit het boekhoudpakket, kunnen ze direct gekoppeld worden aan de boeking in de administratie en is uw omzetoverzicht altijd up-to-date. Ook het debiteurenbeheer is dan eenvoudiger. 

Bij sommige online boekhoudpakketten is dit de basis van het programma. Andere verkiezen een andere weg. Daarbij is de facturatie een aanvullende module en heeft de vastlegging van bijvoorbeeld inkoopfacturen een grotere prioriteit.

Excel heeft als een van de nadelen, dat formules op een gegeven moment (onbedoeld) verwijderd kunnen worden en/of niet meer goed werken. Daardoor kan de juistheid van de rapportages soms te wensen overlaten. De boekhouder moet voor de juistheid van de cijfers dus eigenlijk alle formules controleren. Dat kost extra tijd en dus geld. Bovendien is uw eigen informatie dan minder betrouwbaar.

Overige aspecten van de boekhouding

Het gebruik van bijvoorbeeld Exact en Informer biedt de mogelijkheid om aan beide kanten - als ondernemer en als boekhouder - over dezelfde informatie te beschikken en hier direct met elkaar over te communiceren.

Een online boekhoudpakket bevat behalve financiële ook relationele informatie. In elk geval de contactgegevens van uw afnemers en leveranciers kunt u hierin kwijt. Het bevat m.a.w. niet alleen de boekhouding, maar ook (een deel van) uw CRM-systeem.

Op het eerste gezicht lijkt het gebruik van een boekhoudpakket qua liquiditeit minder voordelig dan een boekhouding in Excel. Er zijn altijd kosten mee gemoeid. 

Echter, door het gemak en de grotere betrouwbaarheid kan bij het jaarwerk - in het kader van de aangifte Inkomstenbelasting bijvoorbeeld - zomaar tijd en geld bespaard worden. Aan het einde van de rit weegt dit wellicht onverwacht snel op tegen deze extra kosten. Kortom, de kost gaat voor de baat uit. Het is al vrij snel de moeite van het investeren waard.


Meer blogs over Marketing & ondernemen

Wil je ook meeschrijven, maar ben je nog geen lid van Yoors?

Meld je dan hier aan…

signup

Word lid en beloon de maker en jezelf!

Verantwoording afbeeldingen

Facturen                              flickr.com

Laptop                                  eigen werk

Boekhoudpakketten      everindex.nl

Excel                                     flickr.com




Ingrid Tips en meer
Administratief ben ik goed onderlegd, maar boekhouding is niet mijn sterkste kant.
26-06-2018 12:02
26-06-2018 12:02 • 1 reactie • Reageer
Flying Eagle
Ieder zijn/haar vak, Ingrid... ☺
26-06-2018 12:12
26-06-2018 12:12 • 1 reactie • Reageer