Geen tijd om te [vul maar in]? 10 time management tips

Geen tijd om te [vul maar in]? 10 time management tips


settings
  • Instellingen
  • Positie

    Automatische scrolling

Wie kent het niet: “ik heb het zo druk, ik kom nergens aan toe” of “ik weet niet waar ik moet beginnen” of “ik heb geen zin”.

Als je dan op zoek gaat naar oplossingen komt al snel de term time management om de hoek kijken.

Time management betekent in het kort dat je jouw tijd effectief en efficiënt indeelt zodat je veel kunt doen in weinig tijd.

Ik heb onlangs een workshop time management gevolgd. Er bestaat niet één ideaal systeem dat voor iedereen werkt; je moet echt zelf ontdekken wat voor jou werkt.

Ik deel graag wat handige tips.

1. Maak een to-do lijst

Het klinkt wel afgezaagd maar het werkt wel – vooral als je het druk hebt. Het is heerlijk om dingen te kunnen doorstrepen of afvinken.

  • Schrijf alles op wat je te binnen schiet (of zet het in een app – Todoist is gratis en vrij eenvoudig).
  • Bekijk wat je moet doen, grote klussen (projecten) kun je onderverdelen in kleinere taken.
  • Voor taken waar je verwacht meer dan een half uur bezig te zijn plan je tijd in de agenda.
  • Zijn er dingen die je niet leuk vindt of niet goed in bent maar iemand anders wel? Vraag dan om hulp, of misschien wil die ander het wel voor jou doen.

2. Maak een mindmap

Wil je iets groots gaan doen maar weet je niet waar je moet beginnen? Maak dan een mindmap.

Door alles op te schrijven wat je te binnen schiet en daar groepjes van de maken kun je veel beter inschatten wat het meest belangrijke is en wat kan wachten.

3. Bepaal wat prioriteit heeft

Neem aan het eind of aan het begin van de dag de to-do lijst door en bepaal wat het eerst gedaan moet worden. Als je alles een cijfer (of een kleurtje) geeft zie je meteen wat nu moet gebeuren en wat even kan blijven liggen.

1 = belangrijk en dringend
2 = niet belangrijk maar wel dringend
3 = belangrijk maar niet dringend
4 = niet belangrijk en niet dringend

4. Focus op één ding tegelijk

Als je met meerdere dingen tegelijk bezig bent, ben je niet geconcentreerd en verlies je tijd.

We hebben tijdens de workshop een simpele oefening met twee taken gedaan, en in mijn geval was ik twee keer langer bezig toen ik de twee taken tegelijk moest doen.

Dus multitasken – niet doen!

5. Verwijder afleidingen

Zorg dat je niet afgeleid wordt van hetgeen dat je wilt (of moet) doen. Zet notificaties op computer en telefoon uit, en controleer email en social media op vaste tijden – bijvoorbeeld 1 x per dag- of minder vaak, of vaker, afhankelijk van jouw situatie.

Frutselen in de Marge tipte in de reacties deze website over omgaan met afleidingen.

6. Geen (of weinig) tijd of geen zin? Gebruik een kookwekker of timer

Als je enorm tegen een taak opziet of je hebt ergens geen zin in, gebruik dan een kookwekker of timer.

Bijvoorbeeld – er ligt een berg was om te vouwen maar je moet over 10 minuten weg, zet dan de kookwekker op 5 minuten en begin met vouwen. Werk door zonder op de klok te kijken tot de kookwekker of timer afloopt en je zult versteld staan van hoeveel je in die paar minuten hebt kunnen doen.

Bijvoorbeeld – je moet hoognodig de garage opruimen maar je hebt er geen zin in, zet dan de kookwekker op 15 minuten en begin gewoon ergens. Zet eventueel een leuk muziekje op en werk door zonder op de klok te kijken tot de kookwekker of timer afloopt. Je zult zien dat je veel meer hebt gedaan dan je van tevoren had verwacht, en misschien ben je wel zo enthousiast dat je het helemaal afmaakt.


7. Maak je mailbox leeg (dit werkt ook voor de papieren versie)

Ruim je mailbox op. Op deze site staan tips hoe je dat kunt aanpakken.

Een lege mailbox geeft rust, je hoeft niet elke keer weer langs al die mailtjes om te kijken of je er nog iets mee moet doen.

In veel (of alle) mail systemen kun je mapjes aanmaken. Maak mapjes met namen die voor jou goed werken zoals financieel, recepten, kinderen etc.

Wanneer je de mailbox controleert bepaal wat met de e-mail gedaan moet worden:

  • Weggooien
  • Archiveren in een mapje
  • Direct doen – dit kan als het antwoorden maximaal 5 minuten duurt
  • Op de to-do lijst zetten

8. Stuur minder email

Je kent het vast wel, van die nietszeggende mailtjes die naar een hele groep mensen gestuurd worden en iedereen moet zijn eigen zegje doen. Voor je het weet heb je een hele sliert email in jouw inbox.

Of je hebt een korte vraag, die niet meteen dringend is. Schrijf die vraag op en zet hem op een lijstje met zaken die je met een bepaalde persoon wilt bespreken.

9. Houd email kort en bondig, en geef een duidelijk onderwerp

Maak voor de ontvanger duidelijk wat de bedoeling van jouw bericht is door een [actie] + duidelijk onderwerp mee te geven. Dit kan er zo uitzien:

[actie] brief gemeente
[verzoek] oppassen op zaterdag 30 juni
[bevestiging] afspraak 30 juni 20:00
[controleren] ….
etc.

Ook belangrijk om rekening mee te houden:

  • Behandel één onderwerp per mailbericht. Als je b.v. twee vragen in één bericht stelt is de kans groot dat er maar één vraag beantwoord wordt.
  • Als je na verloop van “het draadje” overgaat op een ander onderwerp, wijzig dan het onderwerp of start een nieuw bericht.
  • Als je een bericht naar een groep stuurt met de [actie] vraag “pakken jullie dit op?” denkt iedereen dat iemand anders van die groep het wel gaat doen. Niet dus. Noem de persoon van wie je wilt dat hij/zij iets gaat doen bij naam.

10. Andere tips

  • Wat je ook doet of welk systeem je ook gebruikt, zorg ervoor dat je zoveel mogelijk informatie op zo weinig mogelijk plekken opruimt.
  • Als je iets te binnen schiet wat je later wilt gaan doen of b.v. een inspirerende foto ziet, schrijf het op of stuur een mailtje naar jezelf zodat je het niet vergeet.

 Heb jij nog meer tips? Laat het weten zodat ik ze kan toevoegen.

 

Link naar mijn startpagina.
Wil je meer weten over Yoors? Hier vind je een compleet overzicht .

Wil je kunnen reageren op berichten? Meld je aan en wordt gratis lid.

 

Vul hier je titel in
 

© 2018 Yvonne35 - De informatie in dit bericht is uitsluitend bedoeld voor persoonlijk gebruik.
De link naar dit bericht mag vrij gedeeld worden.

Het is niet toegestaan om [delen van] de tekst of afbeeldingen te kopiëren en te gebruiken zonder bronvermelding, of te gebruiken voor commerciële doeleinden.



Beoordeel

Reviews en Reacties:

4.8 / 5 (6 reviews)
expand_more
Verberg reacties
Goed tips en volgens mij zijn er vele die dit kunnen toepassen!
| 08:32 |
Zeker weten, maar dan nog het doen….
| 14:43 |
Goed informatief stuk
| 20:44 |
Bedankt!
| 14:42 |
Bedankt voor de tips daar kan ik wat mee
| 16:35 |
Graag gedaan.
| 14:42 |
Dit zijn inderdaad goede tips. Wij plannen ook de dag, bijvoorbeeld vandaag, werken in de tuin van de imkervereniging, daarna naar het tuincentrum, dat ligt er vlak naast, dus brood mee. Anders gaan we naar huis omdat we willen eten.
| 22:43 |
Goede tips! ik zal dit blog bewaren en delen. Het is vooral herkenbaar dat als je iemand (schriftelijk) 2 of meer vragen stelt, er maar 1 beantwoordt word. Raar is dat...
| 02:33 |
Bedankt. Mensen hebben de neiging om snel te lezen en missen daardoor vaak een deel van de tekst.
Een oplossing zou kunnen zijn, als je toch meerdere vragen in een bericht wilt stellen, om bovenaan te beginnen met een opsomming van de vragen, en verderop elke vraag apart uit te leggen.
| 09:02 |
Dank je wel, daar heb ik wel wat aan! 😊
| 23:08 |
ik ben zo gemanaged dat ik zelfs je blog uitgelezen heb ;)
doet mij licht denken aan iets wat ik eerder las www.duurzaamgeluk.com/bestrijd-het-sociale-media-monster-drie-manieren-om-online-afleidingen-te-beperken/
| 17:43 |
Bedankt  voor de link! Dat is een mooie duidelijke uitleg. Zodra ik weer achter de computer zit zal ik hem erbij zetten.
| 09:05 |

auto leasen
auto leasen
private lease goedkoop
private lease goedkoop
Muziek, Kunst & Cultuur
Aanbevolen Muziek
Aanbevolen Muziek
 
×

Yoors


exit_to_app Inloggen