Hoe ga je op de werkvloer om met iemand die van alles een noodgeval maakt?


Iedereen kent wel een collega of werkt samen met iemand die er een handje van weg heeft om een continue strijd om aandacht te voeren. Bij het versturen van een e-mail staat er steevast 'DRINGEND' in het onderwerp, uiteraard allemaal in kapitalen en voorzien van de nodige uitroeptekens. Soms contacteren ze je na de werkuren, of terwijl je met een van je andere verantwoordelijkheden bezig bent en vragen ze je alles te laten vallen omdat ze dat ene dingetje hebben dat zeker morgen klaar moet zijn. Ze vinden duidelijk hun eigen prioriteiten belangrijker dan die van jou. Ze zijn een overlast en vragen veel tijd, ze moeten gestopt worden.

Je weet dat je er iets van zou moeten zeggen zodat je verwachtingen kunt benoemen of grenzen kunt bepalen, of eenvoudigweg omdat het een noodzaak is voor je eigen gezondheid. Maar je weet ook dat je een goede collegiale verstandhouding moet weten te behouden met deze persoon. Hoe kan je nu beide dingen tegelijkertijd verwezenlijken? Loopbaandeskundigen en een psycholoog leggen uit hoe je iemand anders zijn of haar dringende stress niet de jouwe laat worden.

Wat als die persoon jouw collega is?

Je hebt de reacties van je collega's op taken en deadlines niet onder controle, maar je kan wel jouw eigen reacties controleren. 'Angst is besmettelijk, stress is besmettelijk, maar kalm en rustig blijven is dat ook,' zegt Monique Reynolds, een klinisch psycholoog aan het Center for Anxiety and Behavioral Change.

Reynolds zegt dat mensen vaak stil blijven tegenover iemand die constant dringende verzoeken heeft omwille van reactieve op angst gebaseerde reactie die zegt: 'Ik heb nog vijftien andere dingen te doen, maar ik kan dat niet zeggen omdat die persoon anders overstuur raakt of misschien wel gaat denken dat ik niet in staat ben om mijn job goed uit te oefenen'. Als dat is wat je drijft, neem dan de volgende keer dat deze persoon naar je toekomt met een noodgeval een stapje terug en bedwing jezelf meteen te reageren.

Reynolds suggereert dat wanneer het noodgeval van je collega jouw adrenaline doet toenemen, je hartslag laat versnellen of je maag doet omkeren, je beter lang en traag in- en uitademt om te kalmeren. Ze geeft ook de suggestie om een activiteit van vijf dingen te doen. Hierbij ga je op zoek naar vijf dingen die je kunt zien, vier dingen die je kunt horen, drie dingen die je kunt aanraken, twee dingen die je kunt ruiken en één ding dat je kunt proeven. Met deze opdracht blijf je beter in het moment en zit je niet langer in dat emotioneel en impulsief brein. Dat geeft je de gelegenheid om een plan te bedenken over wat je precies gaat zeggen of hoe je graag zou willen reageren.

Van zodra je niet langer in die impulsieve modus zit, ben je in staat om je collega jouw grenzen mee te delen. Maak je antwoord onpersoonlijk door te focussen op de deadlines en niet op je persoonlijk kunnen om iets gedaan te krijgen. Het is niet: 'Ik kan dit niet aan,' of 'Ik ben niet snel genoeg wat dit project aangaat,' zegt Reynolds, het is wel 'Wat is mijn persoonlijke workflow?'

Wees ook niet bang om de situatie te laten escaleren tot bij je manager en hem de feiten van de situatie te laten weten, zegt Elaine Varelas, managing partner van de firma Keystone Partners. 'Je bent een gedeelde service, geen toegewijde service,' zegt zij. De uitdaging meedelen aan de manager kan op zo'n manier gebeuren dat diegene die met het noodgeval op de proppen komt niet gaat beschuldigen van incompetentie door te zeggen: 'Ik zou hier wat hulp bij kunnen gebruiken. Blijkbaar zijn er deadlines die voor de collega's een enorme uitdaging zijn, dus schuiven ze die onrealistische deadlines door naar mij.'

Voel voldoende kracht om het van je weg te schuiven door naar momenten in de tijd te verwijzen met vragen zoals: 'Wanneer heeft jouw baas dit aan jou gegeven?' zegt Varelas.

En krijg zeker niet het gevoel dat je er meteen mee moet akkoord aan. Informatie proberen bemachtigen is een manier om uit te vissen of de taak werkelijk een noodgeval is.

'Blijf steeds, zoveel als ook maar enigszins mogelijk, bij de feiten van wat er precies dient te gebeuren en waarom,' zegt Sumayya Essack, een loopbaancoach en sociaal assistente. 'Mensen hebben er een ander beeld van wat dringend is. Wat voor de ene persoon een noodgeval is, kan voor iemand anders gewoon op de to do-lijst terechtkomen.'

Wat als die persoon jouw klant is?

Als je iemand slecht nieuws moet meedelen en die persoon maakt geen deel uit van het bedrijf waar je werkt, dan suggereert Varelas dat je best begint met iets positiefs in verband met jullie werkrelatie vooraleer je zegt dat er iets aan de hand is wat je verhindert jouw werk met de nodige kwaliteit te kunnen uitvoeren. Varelas zegt dat het zo ongeveer zou kunnen klinken: 'Ik werk graag met jou samen, we kunnen het goed met elkaar vinden. Maar ik zou nog beter werk kunnen afleveren mocht je me drie dagen op voorhand verwittigen in plaats van één dag.'

Op deze manier situeert het probleem zich in het productieproces en is het niet de schuld van die persoon. Vraag dan aan je klant wat voor hem of haar een redelijke tijd is om de aanvraag te doen en stem dit dan af op jouw planning. Natuurlijk kan er zich links of rechts wel eens iets dringends voordoen, maar je kan dan benadrukken dat dit eerder uitzondering is dan regel.

'Je wil een nieuwe definitie geven over de normale werkomstandigheden. Zorg er dus voor dat een noodgeval echt als iets zeer uitzonderlijks wordt beschouwd,' zegt Varelas.

Wat als die persoon jouw baas is?

De verlangens en de wensen van je baas zomaar naast je neerleggen is meestal geen optie. Maar je moet het wel zeggen wanneer je overwerkt bent, want anders kan dit leiden tot een burn-out. 'Ga niet uit van de verwachting dat alles moet gedaan zijn op hetzelfde moment. Je moet hierover kunnen communiceren: 'Zoveel uren zal dit in beslag nemen,' zegt Varelas.

Wees transparant en weet dat het aanvaarden van de noodgevallen van je baas betekent dat je ander werk een lagere prioriteit krijgt toegewezen. Vraag daarom ook aan je verantwoordelijke wat hij of zij wil dat er eerst gedaan wordt. 'Ik wil dit heel graag nu voor je doen, maar dat wil zeggen dat die andere taak vertraging zal oplopen,' zegt Varelas als mogelijke respons. 'Een deel van jou moet deze dringendheid delen zonder te beginnen freaken.'

Het doel is om je baas op dezelfde lijn te krijgen met wat jij op dat moment denkt. Dat kan je doen door met hem of haar te overlopen waar je momenteel prioriteit aan geeft. 'Als ze een noodgeval in je handen duwen, dan moet je kunnen zeggen: 'Oké, ik was hier mee bezig, wat volgens mij ook dringend is, daarom en daarom. Als ik nu dat andere ding moet doen, zal ik dat waar ik mee bezig ben moeten uitstellen tot morgen. Zijn we het hier allemaal mee eens?' zegt Essack.

Wat als jij die persoon bent?

Als je heel fel begint te lijken op de persoon die van alle dingen op de planning een noodgeval maakt, wordt het tijd om alles eens te bekijken, waar bevind jij je als het gaat om je werktevredenheid?

Als de druk om een noodgeval van alles te maken er komt door de onredelijke standaarden die er bestaan in jouw werkomgeving, dan moet je met je manager gaan praten voor het je mentale gezondheid schade berokkent, zegt Essack. 'Hopelijk krijg je een goede reactie van je verantwoordelijke en begrip voor de situatie,' zegt Essack. 'Indien dat niet het geval is, zal je misschien naar een werkplek moeten zoeken die meer begrip toont.'

Reynolds zegt dat je jezelf moet afvragen of het echt dringend is of is het zo dat het dringend is omdat je niet graag dingen boven je hoofd hebt hangen, omdat het je een ongemakkelijk gevoel geeft? Als dat het geval is, denk dan eens wat je verliest in je eigen loopbaan door op deze enge manier te denken.

Als jij diegene bent die steeds overal een noodgeval van maakt, bedenk dan eens hoe jouw constante noodgevallen je team minder efficiënt maakt. 'Als je naar je team kijkt als een set van grondstoffen weet dan dat je 90% van die grondstoffen nodig hebt voor jouw noodgeval en dat er dus verder haast niets van werk meer kan gedaan worden,' zegt Reynolds.


Bron: https://www.huffpost.com
Foto: pixabay