Veel mensen beginnen hun eigen onderneming. Als zzp'er bijvoorbeeld doen zij wat ze graag doen. Of je nu klusser bent, schoonmaker, grafisch vormgever, tekstschrijver, of waar jouw kwaliteiten ook liggen.

Het voeren van een administratie is een van de verplichtingen, die je als ondernemer hebt. Niet iedereen weet echter wat hem of haar te wachten staat. Wat is jouw administratie? En hoe zet je jouw administratie in ten gunste van je bedrijfsvoering?

Je administratie is meer dan een simpel overzicht van je inkomsten en uitgaven. Het omvat bijvoorbeeld:  

• naast je boekhouding ook
• je ontvangen en verzonden offertes,
• de belastingaangiften, -aanslagen, etc.,
• je agenda,
• je post en e-mails,
• en je uren- en kilometerregistratie.

Je boekhouding is in eerste instantie een overzicht van je inkomsten en uitgaven. De bron is de stapel facturen, bonnetjes en bankafschriften, die je in de loop van de tijd verzameld. Deze documenten behoren zelf overigens ook tot je administratie.

De vastlegging van de gegevens gebeurt in een boekhoudprogramma. Dit kan een gespecialiseerd (online of offline) boekhoudpakket zijn, maar ook bijvoorbeeld een Excel spreadsheet.

Hierbij worden de uitgaven bijvoorbeeld geboekt op verschillende kostenposten (grootboekrekeningen genaamd). De bedragen worden zowel inclusief, als exclusief btw vermeld.

In de kostenposten wordt onderscheid gemaakt tussen kosten voor personeel, huisvesting en organisatie en financiële lasten.

Een dergelijke indeling biedt de mogelijkheid om (na enige tijd) informatie uit de boekhouding te halen. Informatie ten behoeve van je bedrijfsvoering. Door periodiek de cijfers naast elkaar te zetten, worden trends, verhoudingen en saldi zichtbaar. Daarmee kun je dan de bedrijfsprocessen gaan bijsturen.

Offertes en overeenkomsten vormen de onderbouwing van je financiële administratie. Daarnaast is ook de agenda een handig - en noodzakelijk - hulpmiddel bij een eventuele belastingcontrole. Maar ook bij juridische verschillen van mening zijn dit noodzakelijke elementen. Ze maken daarom onlosmakelijk deel uit van jouw administratie.

Belastingaangiftes en -aanslagen horen eveneens bij het ondernemen. In een van de latere blogs in deze serie hoop ik hier verder op in te gaan. Hier wil ik slechts aangeven, dat BTW, Loonheffing, Inkomstenbelasting en/of Vennootschapsbelasting vaste onderdelen van de administratie zijn.

Binnen de fiscale kaders passen verder ook de urenregistratie en de kilometeradministratie. Ze vormen basisinformatie voor zowel de facturatie, als de belastingaangiften. Denk bijvoorbeeld maar aan het privégebruik van de auto.

Een administratie kan simpelweg bestaan uit een overzicht van geregistreerde gegevens. Echter, door er orde en structuur in aan te brengen, kan het je meer opleveren dan het je kost. Belangrijke bedrijfsbeslissingen worden genomen op basis van informatie uit de administratie. Wie de administratie goed inricht, krijgt daardoor inzicht.

Die inrichting heeft te maken met een goede, overzichtelijke mappenstructuur. Dit geldt zowel digitaal, als voor het fysieke, papieren archief. En in zekere zin geldt dat ook voor de boekhouding. Door activa en passiva, baten en lasten op een goede wijze te boeken komen de juiste, bruikbare overzichten tevoorschijn.

Wanneer dat voor jou aan de orde is, is weliswaar afhankelijk van je eigen kennis en interesse. Voor ieder mens komt echter het moment dat ondersteuning door derden welkom is. Besef dan, dat een goede investering zichzelf terugverdient!