Software waarmee de baas je thuis in de gaten kan houden is populair

#Privacy op de werkvloer. De software kan zelfs een ranglijst maken: van meest tot minst productieve werknemer Bedrijven die software leveren voor het monitoren van werknemers op afstand, zien de vraag naar hun product groeien. „Werkgevers proberen terug te krijgen wat ze door de coronacrisis verloren zijn.”

De werklaptop om 09.00 uur openen en presentie geven, maar erna nog even tandenpoetsen – of ontbijten. Dat laatste mailtje van de dag kan ook wel in de rij van de kassa worden beantwoord. En een extra kattenfilmpje tussendoor, in de baas z’n tijd? Die ziet het toch niet als iedereen thuiswerkt. Hoewel?

De coronacrisis kent een aantal opmerkelijke winnaars. Zoals de techbedrijven die software leveren om thuiswerkers te monitoren. Nu werkgevers fysiek geen zicht meer op medewerkers hebben, zien bedrijven die software voor employee monitoring leveren, hun verkoopcijfers stijgen. Dit soort programma’s, van Amerikaanse bedrijven als WorkExaminer, Teramind, Hubstaff of Interguard, maken inzichtelijk wanneer werknemers inloggen, hoeveel ze werken en ook wát ze op hun computer doen.

Interguard (75 werknemers) publiceert geen verkoop- en omzetcijfers. Wel laat topman Brad Miller telefonisch vanuit de noordoostelijk gelegen Amerikaanse plaats Westport weten dat de vraag naar monitoringsoftware in Nederland is verdrievoudigd sinds het uitbreken van de coronacrisis. Het bedrijf heeft zo’n vijftienhonderd klanten in Europa, zegt hij, goed voor ongeveer een derde van de verkoop. Zijn klanten zijn divers. Ze zitten in de zakelijke dienstverlening en op hoofdkantoren van grote bedrijven. Gemeenschappelijk kenmerk: ze willen medewerkers die op een computer werken, kunnen volgen.

Ook Hubstaff, met het hoofdkantoor in de staat Indiana, zegt een toename in aanvragen te zien. Op circa 5.000 klanten wereldwijd zijn er 220 Nederlands. Van die laatsten is ruim de helft pas sinds kort afnemer, aldus een woordvoerder. WorkExaminer in New York en Teramind in Florida maken geen exacte verkoopcijfers openbaar, maar zeggen ook dat de vraag naar hun product sinds de coronacrisis in Europa en Nederland is toegenomen.
Actief, maar onproductief

Met de software van Interguard kunnen leidinggevenden computeractiviteit van werknemers op kantoor en op afstand monitoren, legt Miller uit. Het programma registreert wanneer en hoelang een pc of laptop aanstaat, en ook wát de gebruiker op het apparaat doet. Het bedrijf biedt verschillende pakketten aan, te verkrijgen vanaf zo’n 90 dollar per jaar (80 euro) per gevolgde computer.

Miller: „Wanneer iemand inlogt, wordt het systeem actief. De software maakt onderscheid tussen apps, programma’s en internetpagina’s. Die krijgen de labels ‘productief actief’ of ‘onproductief actief’.”

Bedrijven kunnen zelf aangeven welke programma’s en sites ‘productief’ en ‘niet-productief’ zijn. E-mail kan bijvoorbeeld als productief gemarkeerd worden, chatprogramma’s als onproductief. Een leidinggevende kan statistieken uit het systeem halen van de werktijden van personeel, productief én onproductief. Voor individuen kan een productiviteitsscore worden gemaakt. Daarbij wordt de actieve tijd afgezet tegen de productief-actieve tijd. Gebaseerd op deze score kan de software zelfs een ranglijst maken: van meest tot minst productieve werknemer. Ook kan de werkgever doelen voor de productiviteit opstellen en achterhalen welke onproductieve sites de meeste tijd opeisen.

De software kan op afstand screenshots maken van de beeldschermen van werknemers, een optie die Interguard alleen in de VS aanbiedt. „Europese privacywetgeving is strenger dan de Amerikaanse. Alleen bij justitieel onderzoek bij verdenking van crimineel gedrag kan die optie in Nederland toegevoegd worden”, aldus Miller. Dan gaat het bijvoorbeeld om vermoedens van fraude of diefstal.

Waarom kiezen bedrijven software van Interguard? De meeste werkgevers willen zeker weten dat hun personeel ook thuis productief is, zegt Miller. „Werkgevers proberen terug te krijgen wat ze door de coronacrisis verloren zijn. Op kantoor kan een leidinggevende zien wanneer iemand aankomt, weggaat en tussendoor af en toe een blik op de schermen van het personeel werpen.”

Maar áltijd inzicht hebben in wat medewerkers doen, is dat wel wenselijk? Dat is het recht van de baas, vindt Miller.

    De software kan zelfs een ranglijst maken: van meest tot minst productieve werknemer

Callcentra
Het monitoren van medewerkers was al voor de coronacrisis gebruikelijk in de klantenservice. Opnemen van telefoongesprekken voor kwaliteitscontrole is er standaard, zegt Geeske te Gussinklo, directeur van branchevereniging Klantenservice Federatie. Door klanttevredenheidsonderzoeken, bijvoorbeeld met een enquête na een telefoongesprek, wordt ook nog eens de effectiviteit van medewerkers getest. „Wij kunnen heel veel monitoren in deze sector”, zegt Te Gussinklo.

Ook het computergebruik van medewerkers wordt in de gaten gehouden. Via de gebruikte systemen valt te zien wanneer iemand werkt en of iemand een gesprek voert, chats met klanten beantwoordt of de administratie doet. „We zien het ook wanneer iemand niet bezig is met werk, ja. Dat is heel transparant.”

Veel klantenservicemedewerkers werken sinds de coronacrisis thuis. Volgens Te Gussinklo is hun aandeel vertienvoudigd tot 80 procent. De baas kan ook daar controle houden. Mede daardoor is de productiviteit niet verminderd, zegt ze. „We zien nu dat thuiswerken op deze manier eigenlijk prima kan voor onze sector.”

Mag je als werkgever zomaar zulke software gebruiken in Nederland? Onder voorwaarden wel, stelt Demi Grandiek, juridisch adviseur bij ICTRecht. Dit adviesbureau krijgt sinds het begin van de coronacrisis meer aanvragen voor advies over monitoringssoftware. Grandiek: „Medewerkers moeten van het gebruik van zulke software op de hoogte worden gesteld vóór die wordt ingezet, en werkgevers moeten het goed kunnen beargumenteren. Die argumenten moet je afwegen tegen de inbreuk op de privacy van werknemers.”

Wat wel en niet mag, verschilt per geval en per sector. Een pizzakoerier mag via gps gevolgd worden om de bestelde maaltijd te kunnen lokaliseren, een kantoormedewerker niet. In de klantenservice is in de gaten houden van medewerkers geaccepteerd omdat het om kwaliteitscontrole gaat.

Vaak zijn uitspraken door de rechter leidend om de grenzen te bepalen, zegt Grandiek. Ze twijfelt of productiviteitsbewaking van thuiswerkers tijdens de coronacrisis aanvaardbaar is. „Ook daarover moet de rechter uiteindelijk beslissen.”

Werkgevers die monitoringssoftware gebruiken, moeten voldoen aan de privacyvoorwaarden van de Algemene verordening gegevensbescherming. Daarin is vastgelegd hoe Europese organisaties en bedrijven persoonsgegevens mogen gebruiken en verwerken. Dat is bijvoorbeeld alleen toegestaan voor een vooraf aangegeven doel. „Gebruik je monitoringssoftware omdat je diefstal vermoedt, dan mag je daarmee verkregen informatie niet gebruiken bij een beoordelingsgesprek”, zegt Grandiek.

In de VS is het niet verplicht, maar Interguard raadt alle Europese klanten wel aan het personeel vooraf te informeren over het gebruik van de software, in lijn met de Europese regelgeving. Maar het is niet aan het softwarebedrijf erop toe te zien dat dit daadwerkelijk gebeurt, zegt topman Miller. Of, en zo ja, hoeveel bedrijven in de problemen zijn gekomen door het gebruik van hun software, weet hij niet. „Dat probleem ligt niet bij ons.”

Vinden medewerkers zelf de controle terecht? Te Gussinklo: „De meeste mensen zien het als ondersteuning en vinden de feedback fijn. Sommige mensen vinden het inderdaad vreselijk. Maar ja, dan moet je niet in ons vak gaan werken.”