Drie methodes om slimmer te werken

Lars Grijsen

· 12 Aug 2020

Drie methodes om slimmer te werken

Sinds drie jaar kies ik elke zomer een goed boek uit over het thema ‘werk’. Want het valt nog niet mee om mijn – overigens heerlijke – gezin te combineren met twee deeltijd-banen als voorganger voor de Stadshartkerk en ZZP-programmeur voor Gresign. Het is een wonder als ik nog van wat vrije tijd kan genieten. In de relatieve rust van de zomer probeer ik daarom wat te leren over goed werken. Hoe kom je toe aan de dingen die er echt toe doen? Wat doe je met de grote werkdruk? En is het werk ook wel eens klaar?

Welnu, lees even door, want ik ga je drie populaire methodes uitleggen en ik deel hoe ik ze combineer. Ik geloof nl. niet zo in één benadering, dus je krijgt een combi van drie-in-één. Hiermee kun jij – net als ik – slimmer, beter en effectiever werken dan ooit tevoren!

OKR

In de zomer van 2018 maakte ik in een zakelijk project voor het eerst kennis met OKR. Ik kreeg het boek ‘Measure what matters. OKRs – the SImple Idea That Drives 10x Growth’ van John Doerr aangeraden. OKR staat voor Objective Key Result. Een ‘objective’ is simpelweg WAT behaald moet worden. ‘Objectives’ zijn belangrijk, concreet, actie-gericht en bij voorkeur inspirerend. ‘Key results’ daarentegen monitoren HOE de ‘objectives’ gehaald worden. Effectieve ‘key results’ zijn specifiek, tijdgebonden, agressief-realistisch, meetbaar en verifieerbaar. ‘Objectives’ zijn de stip op de horizon die je niet zomaar behaalt, ‘key results’ staan meer met beide voeten op de grond en zijn af te tikken. OKR is voor mij een mooi framework om doelen op te stellen (dat is al een kunst op zich). Vervolgens kun je met ‘key results’ heel gericht de acties daarbij bedenken die je gaan helpen om die doelen te halen.

Ten slotte, nog twee dingen die ik je niet wil onthouden: OKR is goed schaalbaar over verschillende niveau’s in een organisatie of bedrijf. Multi-inzetbaar dus. Maar dan dit: de uitdaging om je ‘objective’ te stretchen is pas echt stimulerend. Bij Google, waar ze OKR gebruiken vanaf het begin, verwachten ze dat 60-70% van de ‘key results’ bereikt worden en dat is dan een succes. Ofwel, een ‘objective’ die je voor 100% behaald, was niet ambitieus genoeg!

GRIP

Een jaar later, in de zomer van 2019, nam ik GRIP van Rick Pastoor ter handen. Mijn eerste jaar met OKR was me best aardig bevallen, maar het is nog wel redelijk meta-level stuff. Hoe houd je nou concreet zicht op de voortgang? En hoe blijven de OKR’s actueel? Na het lezen van GRIP wist ik wat ik moest doen om de OKR’s concreter in te passen in mijn werkritme.
Het boek kent een driedeling: GRIP op je week, jaar en leven. Deel 1 vond ik verreweg het beste, deel 2 hielp mij om mijn OKR-aanpak nog fijn te slijpen, maar daar over aan het einde nog iets meer.

Is het niet gek eigenlijk, daar begint het boek ook mee, dat we zoveel tijd aan werk besteden, maar nooit geleerd hebben hoe effectief te werken? Het hele idee van GRIP is dat je uren beter gaat besteden; strategisch werken. Rick gaat daarom – bewust in deze volgorde van prioriteit – de agenda, takenlijst en email langs.

– Je agenda is heilig; hierin noteer je niet alleen de afspraken, maar ook de belangrijke taken (urgent en niet-urgent!) waar je aan moet werken (> 30 min).
– Als je niet bezig bent met een ingeplande activiteit uit je agenda, grijp je naar de takenlijst. Eén van de inzichten uit dit boek die mij veel rust gegeven heeft is het vermijden van ‘open loops’. Het zijn open lijntjes: dingen die door je hoofd blijven spoken, of een herinnering die je ergens op een papiertje krabbelde of een mailtje aan jezelf verstuurd ergens in je inbox. GRIP zegt: bewaar nooit meer iets in je hoofd; werk effectiever dankzij een slimme takenlijst. En doe dat dan zo slim mogelijk; zet een taak om in een actie-gerichte to-do.
– Dan blijft email (en apps/chats vallen hier ook onder) over; dat doe je volgens de GRIP-methode niet meer tussendoor, maar op slimme momenten op de dag reserveer je daar kleine blokken tijd voor. Je verwerkt de email op basis van vijf uitkomsten: 1. Afwijzen; 2. Archiveren, 3. Direct afhandelen (< 2 min), 4. Plan tijd in je agenda 5. Voeg actie toe aan takenlijst.

Wat voor mij nu juist de uitdaging was met OKR geldt ook voor deze drietrapsraket; je moet regelmatig onderhouden. Dat doe je met de wekelijkse review; een terugkerende afspraak met jezelf om je agenda te ordenen en je takenlijst op te schonen. Een moment van terugblikken en vooruitkijken.

De investering dit boek te kopen en lezen betaalt zich vele malen terug door de vele tips en structuren die je helpen effectiever en meer strategisch dan ooit te werken.

Tiny Habits

In de zomer van 2020 las ik Tiny Habits van B.J. Fogg, gedragswetenschapper aan Stanford. De introductie pakt je meteen bij de lurven: er is een verschil tussen wat mensen willen en wat ze concreet doen. Meestal geven mensen zichzelf de schuld, maar Fogg zegt: het is niet jouw schuld, het is een ontwerpfout. De formule voor gedragsverandering gaat volgens hem als volgt: B=MAP. Uitgeschreven: behaviour = motivation + ability + prompt. Gedrag gebeurt als motivatie, mogelijkheid en een aanwijzing samenkomen. Motivatie is je verlangen om iets te doen, mogelijkheid is je capaciteit om iets te doen en een aanwijzing is een herinnering of vingerwijzing om iets te doen.

Gedrag wordt een gewoonte als het boven de ‘action line’ komt. Ofwel; gedrag waarvoor je gemotiveerd bent en wat niet te moeilijk is. Wanneer je bij jezelf – of een ander – afvraagt waarom bepaald gedrag maar geen gewoonte wordt (nooit op tijd komen, je work-outs vergeten, etc.) begin dan door de formule andersom af te lopen; is er een een ‘herinnering’? Is de persoon (of ben ik) in staat dit te doen? En ben ik gemotiveerd? Vaak zijn mensen wel gemotiveerd, maar is er iets aan de hand met de ‘mogelijkheid’ of ‘herinnering’.

Inzichtgevend is de stelling dat motivatie een onbetrouwbare factor is. Motivatie kan van binnenuit komen (Person), vanuit een voor- of nadeel die meekomt met bepaald gedrag (Action) en vanuit de omgeving (Context). Maar motivatie kan enorm op en neer gaan.

Op de factor mogelijkheid valt daarentegen veel terrein te winnen. Vaak – ik herken dat wel – denken we ‘go big or go home’. Je wilt veel veranderen in één keer! Maar dat is een recept voor teleurstelling en zelf-kritiek. Of je in staat bent iets te doen wordt bepaald door tijd, geld, fysieke inspanning, mentale inspanning en routine. Met deze vijf factoren kun je jezelf afvragen: wat maakt dit gedrag zo moeilijk om te doen? Als je bepaald gedrag (of een taak) zo klein mogelijk maakt, wordt het gemakkelijker en simpel en ben je niet afhankelijk van een hoge motivatie.

Cruciaal voor gedrag is de ‘prompt‘. Zonder aanwijzing geen gedrag. Er zijn heel veel mogelijkheden om nieuw gedrag toe te wijzen aan ‘prompts’. Je hebt ‘prompts’ die van binnenuit komen (Person); je lichaam, je geheugen. De Context prompt is iets in je omgeving wat je herinnert: notities, notificaties op je telefoon, email, etc. De Action prompt is een hele sterke: gedrag wat je al doet, waaraan je nieuw gedrag koppelt. Je hebt al talloze betrouwbare routines; je stapt uit bed, je zet koffie, je gaat naar de WC, je parkeert de auto en ga zo maar door. Fogg noemt dit ankers, want hieraan kun je allerlei nieuwe gewoonten ophangen. De formule is simpel: ‘Nadat ik [anker], dan [nieuwe gewoonte]’. Tijdens het lezen van het boek ben ik dit gaan uitproberen, en dit werkt echt zeer krachtig!

Om gedrag in stand te houden is het tenslotte belangrijk om te ‘vieren’ dat je bepaald gedrag hebt uitgevoerd; een gebalde vuist, een schreeuw van overwinning en schouderklopje; een gevoel van succes creëren. Gedragswetenschap vertelt ons dat een een beloning gekoppeld aan gedrag het waarschijnlijker maakt dat het opnieuw gebeurt. Een simpel ritueel om je gedrag te ‘vieren’ helpt dus om je gedrag te verduurzamen.

Met deze bovenstaande theorie kun je alleen – en beter nog samen – werken aan gedrag; slecht gewoontes de deur uit en goed gedrag tot gewoontes bevorderen. Dit begint klein, maar met tal van voorbeelden en verhalen laat de auteur zien dat dit grote impact heeft.

Hoe gebruik ik dit zelf?

Na het lezen van boeken over werk probeer ik altijd te komen tot een persoonlijke synthese voor mijn gezin, werk en vrije tijd. Ik deel het graag met je:

OKR helpt mij (soms alleen, soms samen met anderen) doelen te bepalen voor werk, gezin/relaties en persoonlijk ontwikkeling. Ik doe dit vaak in de zomer, en werk ze nog een keer goed bij in mijn jaarlijkse retraite in het voorjaar. De jaarlijkse review zoals beschreven in GRIP hielp om deze momenten nog beter te maken.

Mijn werkweken probeer ik zoveel mogelijk in te plannen in de agenda (afspraken én belangrijke brokken werk). Mijn takenlijst en email komen op de tweede en derde plek. De wekelijkse review uit GRIP gebruik ik om ‘on track’ te blijven wat betreft de grotere doelen en de komende week goed in te plannen. Het is een uitdaging om dit wekelijks vol te houden, maar het betaalt zich zeker uit. Hoe lekker is het om tevreden terug te kijken op de afgelopen week en alvast duidelijk te hebben wat je volgende week gaat doen? Ik heb gemerkt; hoe beter je inplant, hoe meer je toekomt aan wat echt belangrijk is én hoe beter je om kunt gaan met onverwachte, spontane gebeurtenissen of verplichtingen.

De Tiny Habits methode is voor mij nog nieuw, maar ik zie al dat het een mooie aanvulling gaat zijn. Zeker de dingen die ik mij voornam op het gebied van gezondheid, persoonlijke ontwikkeling en in mijn geval ook spirituele disciplines bleven vaak hangen of hobbelden ergens achteraan. Om juist die dingen – die belangrijk en waardevol zijn – te integreren in een leven vol werk en gezin, gaat Tiny Habits zeker z’n waarde bewijzen.

Doe je voordeel met deze drie prachtige methodes en werk slimmer, beter en effectiever dan ooit. Succes! In de zomer van 2021 ga ik hier traditiegetrouw op terugblikken en verder mee aan de gang. Ik vind het leuk om te horen wat je hiervan denkt en of het / wat voor jou werkt! #work #werk #inspiratie

Source: larsgrijsen.nl