Hoe maak je een ICE map - de map voor noodgevallen?

Het kan iedereen overkomen: een plotselinge ziekenhuisopname, een verkeersongeval of een ongelukkige val in huis. Of brand, wateroverlast of een andere ramp waardoor je gedwongen bent onverwacht je huis te verlaten of niet meer naar huis kan.

Juist dan moet er van alles gebeuren. In de eerste plaats is er de zorg voor de betrokkenen. Maar wat kun je het beste doen, en wat als er van alles geregeld moet worden? Dan begint voor jezelf of anderen in de naaste omgeving het Grote Zoeken naar de belangrijke paperassen. De polis van de zorgverzekering, de bankgegevens, de autopapieren, om maar wat te noemen.

Daarom is het van groot belang dat er een map bestaat waarin een overzicht van alle denkbare gegevens is te vinden, inclusief de bewaarplaatsen van sleutels en documenten die nodig zouden kunnen zijn. Het is een heel werk om de map samen te stellen, maar het hoeft echt niet allemaal op een dag te gebeuren.

Het is wel belangrijk om zo snel mogelijk te beginnen want stelt u zich voor dat u - of een ander - die hele klus zou moeten klaren als de nood aan de man is!

We noemen deze map de ICE map. ICE is de internationale aanduiding voor “In case of emergency” (in geval van nood). Om u op weg te helpen vindt u in dit bericht een overzicht van alle mogelijke gegevens die in de meest ideale situatie te vinden zouden kunnen zijn in de ICE map.

Vanzelfsprekend bent U helemaal vrij om de ICE-map helemaal naar eigen wens in te vullen en om de gegevens zo uitgebreid of kort te maken als u zelf nodig vindt.

Benodigdheden:

U kunt het beste beginnen om per onderwerp een vel papier te nemen en daarop per onderwerp te noteren wat u aan informatie heeft. Deze eerste (klad) opzet is uw basis; zolang u de gegevens nog niet netjes heeft uitgewerkt kunt u ze in de map doen.

Iets is in ieder geval beter dan helemaal niets.

Het is belangrijk om de informatie in de map bij te werken wanneer er iets verandert. U kunt dit doen op het moment dat het speelt, maar vaak wordt dat vergeten.

Tussentijdse wijzigingen kunt u verwerken door bv. met pen iets aan te passen in de map, of een extra papiertje toe te voegen. Zet wel altijd een datum bij elke notitie. Op die manier kunt u altijd nakijken welke gegevens het meest recent zijn.

Het is verstandig om jaarlijks de map kritisch door te nemen want ongemerkt veranderen er zaken (bv. telefoonnummers, werkgevers, gezondheid).

U kunt hiervoor een jaarlijks terugkerende afspraak in uw eigen agenda zetten. Als u denkt dat u niet alle gegevens op een bepaald moment kunt controleren kunt u dit ook verdelen, bv. om de 4 maanden een bepaald deel van de map.

De bewaarplaats is iets waarover goed nagedacht moet worden. De ICE-map zit namelijk vol met persoonlijke en vertrouwelijke gegevens. Bespreek dit met familie om te kijken wat in uw situatie de beste oplossing zou kunnen zijn. Het is van belang dat bepaalde mensen op de hoogte zijn van het feit dat u een ICE-map hebt.

U kunt bv. een dunne map maken met de meest belangrijke gegevens zoals b.v. naam en telefoonnummer van een arts of contactpersoon, en die goed in het zicht zetten. Of op een andere plaats waar een buitenstaander het eerst zou zoeken.

Een velletje papier met deze gegevens in uw portemonnee of tas is ook aan te bevelen (zie ook Persoonlijke gegevens en (medische) bijzonderheden van gezinsleden).

De uitgebreide map met alle informatie bergt u vervolgens ergens onopvallend op. Bijvoorbeeld een map met een etiket ‘recepten’ tussen een paar kookboeken, of een andere creatieve oplossing. Zorg wel dat een contactpersoon weet waar de complete ICE-map te vinden is.

Een ander idee is om alle gegevens op een USB-stick of iets dergelijks op te slaan en deze in bewaring te geven bij iemand die u vertrouwt – desnoods in een verzegelde envelop. Dit is zeker handig in geval van brand of andere calamiteit waardoor u niet naar huis kunt. Ook kunt u gegevens, bestanden en/of foto’s naar uzelf en/of contactpersoon e-mailen zodat u altijd toegang kunt krijgen tot uw gegevens.

Om snel bepaalde gegevens te kunnen vinden is het handig om op 1 vel papier voorin de map per tabblad een opsomming te geven van welke informatie waar te vinden is.

Stel, u krijgt bericht dat het huis van de buren in brand staat en dat u NU uw huis moet verlaten. Of uw partner moet met spoed naar het ziekenhuis.

U krijgt nog net een paar momenten de tijd om iets te pakken. Weet u wat u moet doen? En wat u nodig heeft? En wat u beslist niet moet vergeten? En waar u dat allemaal zo snel kunt vinden?

Het is verstandig om hier van tevoren al over na te denken en met eventuele gezinsleden te bespreken wie wat gaat doen als het zover is.

Tips om u op weg te helpen.

Ga met alle gezinsleden (die zichzelf kunnen redden) om de tafel zitten.

Maak een lijst van alle dingen die u mee zou willen nemen als u een dag van tevoren te horen krijgt dat u moet vertrekken. We gaan er in dit geval vanuit dat u gebruik kunt maken van een auto.

Maak ook een lijstje van dingen die u moet DOEN.

Denk ook na over waar u naartoe gaat. Heeft u een tent nodig, of gaat u naar familie of vrienden?

Zet daarna alle zaken die u moet meenemen of doen in volgorde van belangrijkheid. Datgene wat u beslist niet moet vergeten komt bovenaan te staan.

Let op: neem niet klakkeloos lijstjes over die u aangeboden krijgt.

In uw eigen situatie kan bv. een vertrouwde knuffel voor een klein kindje van levensbelang zijn, terwijl dat voor iemand anders totaal niet van toepassing is!

Verdeel daarna de taken logisch over de aanwezig familieleden.

Geef ieder gezinslid de complete lijst, met zijn/haar naam boven de betreffende taken.

Hang ook een lijst op bij de uitgang(en) van uw huis, zodat u niet hoeft te zoeken op het moment dat u de lijst meteen nodig hebt. Plak bv. een klem of wasknijper aan de binnenkant van de meterkast of een andere deur. Als u belangrijke lijstjes op die manier ophangt kunt u ze snel pakken.

Ga oefenen om erachter te komen of datgene wat u in gedachten heeft ook daadwerkelijk goed werkt. Zet een tijdslimiet voor de oefeningen: 10-30 minuten om te pakken en te doen wat op uw lijst staat. Op die manier kunt u voorkomen dat iemand op het cruciale moment als in paniek raakt.

In het ergste geval krijgt u slechts een paar minuten, maak daarom ook een heel kort lijstje met alleen het allernoodzakelijkste.

Aanvullend kunt u vanaf nu spullen die belangrijk voor u zijn proberen te groeperen op logische plaatsten en pakbaar op te ruimen.

In geval van een ziekenhuisopname, misdrijf of andere calamiteit is het handig als u alle gevraagde persoonsgegevens zo voor het pakken heeft.

Maak daarom per persoon 1 vel papier met de volgende gegevens (u kunt deze gegevens altijd naar eigen wens aanpassen):

• Volledige naam en roepnaam
• Adresgegevens en telefoonnummer
• Geboortedatum en geboorteplaats (eventueel gemeente)
• Burgerservicenummer (BSN)
• Een of meer recente foto’s
• Contactpersoon in geval van nood
• Bij kinderen: telefoonnummers van beide ouders (indien gescheiden) of voogd /verzorger

En verder (voor zover bekend en voor zover van toepassing) aanvullende gegevens:

• Datum waarop het overzicht bijgewerkt is
• Geslacht
• Nationaliteit
• Taal (spreekt hij/zij Nederlands of een andere taal?)
• Kleur ogen
• Kleur haar
• Lengte en gewicht (ook belangrijk ingeval van dosering van medicijnen)
• Donorcodicil ja/nee (toestemming om organen/weefsel te doneren)
• Levenstestament/niet-reanimatieverklaring ja/nee
  (zie https://www.hartstichting.nl/hartziekten/hartstilstand/niet-reanimeren voor meer informatie)
• Bloedgroep
• Naam en telefoonnummer huisarts, zorginstellingen, maaltijdvoorziening
• Bij kinderen: naam en telefoonnummer school / opvang
• Allergieën
• Kwalen, aandoeningen en andere medische gegevens
• Datum laatste ziekenhuisopname
• Medicijngebruik (namen en doses, bijsluiters kunt u apart in de map stoppen)
• Littekens
• Andere bijzonderheden die van belang kunnen zijn (bril, lenzen, beugel, protheses etc.)

Nogmaals, u kunt dit overzicht zo kort of zo uitgebreid maken als u zelf wilt.

Bij dit onderwerp kunt u ook de volgende zaken opruimen:

(Als u kopieën in de map stopt, vermeld dan ook de bewaarplaats van de originelen)

Wat gebeurt er met uw huisdier(en) als u (tijdelijk) niet voor het beestje kunt zorgen? Vraag hier iemand voor en noteer zijn of haar naam en telefoonnummer.

 Zorg ook dat de benodigde gegevens over het dier zelf zijn vastgelegd:

• (Roep)naam
• Naam en adresgegevens en telefoonnummer eigenaar
• Geboortedatum of leeftijd
• Een of meer recente foto’s
• Datum waarop het overzicht bijgewerkt is
• Ras/ soort
• Geslacht
• Lengte of grootte en gewicht (ook belangrijk ingeval van dosering van medicijnen)
• Dierenpaspoort
• Microchip/ tatoeage/ oormerk
• Naam en telefoonnummer dierenarts
• Inentingen
• Allergieën
• Kwalen, aandoeningen en andere medische gegevens
• Medicijngebruik (namen en doses, bijsluiters kunt u apart in de map stoppen)
• Littekens, tekening van de vacht of huid
• Andere bijzonderheden die van belang kunnen zijn                                

Nogmaals, u kunt dit overzicht zo kort of zo uitgebreid maken als u zelf wilt.

Mensen zijn vaak (veel) verplichtingen aangegaan zonder dat familie of vrienden daarvan af weten, en soms ook zonder dat ze zich daar zelf van bewust zijn.

Maak eens een lijst van alle instanties waar u afspraken mee gemaakt heeft, zoals

• Lidmaatschap verenigingen (sport, hobby’s, lotgenoten, thuiszorg etc.)
• Bestuursfuncties
• Vrijwilligerswerk (ook regelmatig oppassen, of tijdens de vakantie op iemand huis passen)
• Cursussen
• Abonnementen van diensten (bv. tafeltje dekje, thuishulp, boodschappen aan huis)
• Abonnementen tijdschriften/kranten
• etc.

U zult versteld staan van hoe lang die lijst kan zijn.

Maak ook een overzicht met daarop de volgende gegevens:

• Datum waarop het overzicht is bijgewerkt
• Naam vereniging/instantie/uitgever
• Naam en contactgegevens contactpersoon (bv. secretaris of ledenadministratie)
• Wat zijn de gegevens waarmee u ingeschreven staat (juiste naam, adres)
• Hoe vaak/wanneer maakt u gebruik van de dienst
• Op welke dagen en tijden
• Wat is uw lidmaatschapsnummer/klantnummer/abonneenummer of andere referentie
• Hoeveel en hoe vaak betaalt u, en hoe (automatisch, zelf overmaken, contant)
• Wanneer (op welke datum) loopt de afspraak/lidmaatschap/abonnement af
• Wat is de opzegtermijn en voor welke datum moet u opzeggen
• Moet opzeggen telefonisch, per e-mail of per aangetekende post

Staan er zaken op die ongemerkt steeds verlengd worden en die u eigenlijk niet meer gebruikt of nodig heeft? Dit is meteen een goede gelegenheid om orde op zaken te stellen.

U kunt hier uw afsprakenkaarten van bv. het ziekenhuis, de pedicure of masseur opruimen, dan heeft u ze allemaal mooi bij elkaar.

Geldzaken moeten weliswaar helder zijn voor gebruikers van de noodgevallenmap, maar dat betekent niet dat u pincodes of andere geheime codes of wachtwoorden van internetbankieren moet prijsgeven.

Vindt u het nodig dat iemand toegang heeft tot uw bankrekening, dan kunt u hem of haar machtigen of een en/of-rekening openen.

Het ligt voor de hand dat partners samen rekeninghouder zijn of elkaar machtigen, maar u kunt ook overwegen om een kind, een ander familielid of een goede vriend te machtigen. De naam en adresgegevens van de gemachtigde of gezamenlijke rekeninghouder vermeldt u dan in de noodgevallenmap.

Hierin horen verder alleen de meest noodzakelijke gegevens thuis, dus:

• Bij welke bank(en) hebt u betaal-, spaar- of beleggingsrekening(en) en onder welk nummer
• Hebt u een lening en zo ja, bij welke bank
• Welke bankpassen en/of creditcards hebt u en waar bewaart u die
• Hebt u een kluis, zo ja, wie kan daarbij
• Hebt u geld uitgeleend aan iemand
• Waar liggen uw papieren bankafschriften of waar zijn de digitale afschriften opgeslagen

Als u die informatie vastlegt, verkleint u de kans dat uw nabestaanden in het geval van overlijden een deel van uw vermogen over het hoofd zien. Eventueel kunt u hier ook naam en adres van uw accountant of belastingadviseur vermelden.

Verder kunt u overwegen om hier een envelop met een kleine noodvoorraad met contant geld te bewaren. Voor bv. een onverwachte reparatie die contant betaald moet worden, of voor uw familie als ze kosten voor u moeten maken in geval van een calamiteit.

Maak een overzicht van verzekeringen die u heeft afgesloten. Denk daarbij aan de volgende verzekeringen:

• Ziektekosten/zorgverzekering
• Levensverzekering
• Ongevallenverzekering
• Uitvaartverzekering
• Inboedel- en opstalverzekering
• Doorlopende reisverzekering
• Aansprakelijkheidsverzekering
• Autoverzekering
• Wegenwacht of pechhulp
• Aanvullende verzekeringen voor bv. telefoon of computer

Vermeld per verzekering de volgende gegevens:

• Datum waarop de lijst is bijgewerkt
• Verzekeringsmaatschappij met contactgegevens
• Naam en adresgegevens van uw assurantietussenpersoon
• Gewoon telefoonnummer
• Telefoonnummer bij spoedgevallen
• Polis nummer
• Wat voor soort verzekering en welke specificatie (bv. zorgverzekering 3 sterren, autoverzekering allrisk)
• Wat is er gedekt (bv. bedrag, of kenteken voertuig)
• Hoeveel premie betaalt u en hoe vaak
• Wat is de looptijd van de verzekering (hoeveel jaar) en op welke datum loopt hij af
• Wat is de opzegtermijn, voor welke datum moet op opzeggen
• Moet opzeggen telefonisch, per e-mail of per aangetekende post

Eventueel kunt u de polissen of kopieën daarvan ook in de map stoppen.

Het kan ook verstandig zijn om foto’s te maken van de inboedel en die hier te bewaren.

U kunt een lijst toevoegen uw bezittingen, specifieke waardevolle spullen, sieraden of verzamelingen. Met datum van aanschaf, serienummer en eventueel het aankoopbewijs en garantiebewijs.

Dit deel gaat over vervoersmiddelen. Alle mogelijke vervoermiddelen kunnen hieronder vallen:

• Auto
• Scooter
• (Elektrische) fiets
• Scootmobiel
• Brommobiel
• Aanhanger
• Caravan
• Aanhanger
• Boot

Maak een lijst met gegevens van elk vervoersmiddel:

U kunt bijna niet meer zonder wachtwoorden en pincodes. Om geld op te nemen, maar ook voor het controleren van uw banksaldo en e-mail. Het is niet verstandig om deze informatie in één map op te slaan.

 Voor uzelf is het misschien wel handig om een lijst te maken van alles waarvoor u een wachtwoord heeft aangemaakt (zonder het wachtwoord erbij te zetten, of alleen versleuteld). Maak een lijst en zet bij elke website de datum waarop u voor het laatst ingelogd hebt. Als bij de jaarlijkse controle van deze map blijkt dat u het afgelopen jaar nooit hebt ingelogd op een bepaalde site, kunt u misschien het betreffende account beter afsluiten.

Het is zaak om goed na te denken of en waar u uw wachtwoorden wilt bewaren. Opslaan in een digitale wachtwoordkluis is aan te raden, maar wat als u (tijdelijk) geen internetverbinding heeft?

U zou kunnen overwegen om de wachtwoorden met een ezelsbruggetje te versleutelen en dat dan op te slaan. En u kunt bijvoorbeeld ook een foto maken van de lijst en die onder een (voor u herkenbare) schuilnaam tussen b.v. uw hobbyfoto’s zetten.

Wees creatief!