De noodzaak van PPM
Het leven van een PMO-er is soms ondankbaar. Als er iets mis gaat is het altijd jouw schuld en als het goed gaat ben je niet degene die met de eer gaat strijken. Tijdens een gesprek met een van de senior PMO-ers waar ik ooit leiding aan gegeven heb werd dit me weer eens duidelijk gemaakt. Zij had de rol net weer afgesloten na ongeveer een jaar, maar deed dit op een iets hoger niveau. Ze was doorgestroomd naar een PPM ondersteunende rol. Deze promotie was het gevolg van geboekte resultaten op het gebied van project prioritisatie. Ineens bedacht ik: “misschien moet ik eens op papier zetten wat goede project prioritisatie waard is?
De kosten van slechte Project Prioritisatie
Om te kunnen bepalen wat goede project priotitisatie ongeveer waard is moeten we eerst beseffen wat slechte project prioritisatie kost.
Laat hierbij vooral duidelijk zijn dat de meeste organisaties prioritisatie niet al te best uitvoeren, iets wat je redelijk eenvoudig zelf kan bepalen door eens het blog van Stuart Easton te lezen (5 Signs That You Need Project Prioritization). Hier enkele statistieken:
· 86% van de organisaties leveren meer dan 25% minder waarde uit de gestartte projecten dan gepland bij de start van het project
· 58% van de projecten zijn niet aligned met de bedrijfsstrategie
· 87% van de organisatie doen geen (formele) strategische alignmentvan het project portfolio
Wat zijn dan de kosten van slechte prioritisatie? Lees hieronder 3 voorbeelden, maar besef dat er meer zijn.
1. Slechte prioritisatie betekent dat er projecten lopen die niet noodzakelijk zijn. Dit kan zijn omdat ze niet meer nodig zijn, maar ook door slecht sponsorship vanuit het management of omdat ze slecht performen. Ik heb ooit eens een PMO-er van een niet nader te noemen grote organisatie horen zeggen dat ongeveer een derde van alle lopende projecten niet meer nodig zijn ver voordat ze afgerond waren. Het stoppen van deze projecten zou vele miljoenen besparen.
2. Als projecten niet aligned zijn met de strategische doelen van je onderneming, heb je te maken met de kosten van kansen. Het geld dat je besteed aan deze projecten zou je ook op een andere manier kunnen besteden, waarmee je meer waarde uit je investering had kunnen halen. Voor elk bedrijf is dit anders, maar maak deze balans eens voor jezelf op en kijk hoeveel geld uit projecten waarde hebben toegevoegd aan je organisatie en hoeveel dat had kunnen zijn als je andere projecten had opgestart. Ik voorspel dat dit bij grote onderneming in de tientallen miljoenen loopt.
3. Onze medewerkers zijn niet dom. Jaar na jaar zien ze falende projecten, projecten die overbodig zijn voor ze afgerond worden, etc. Als ze zelf het vermoeden hebben aan een dergelijk project te werken, zullen ze de neiging hebben om wat minder hard te werken dan normaal. Dit heeft duidelijk een negatieve impact op het verloop van het project en het halen van de gestelde deadlines.
Verborgen Benefits
Dit is een eenvoudig concept om te vatten, maar naast deze voor de hand liggende benefits zijn er ook andere zachtere benefits voor goede prioritisatie.
1. Projectteams zullen hun tijd effectiever kunnen managen. Ze zullen in staat zijn om hun tijd effectiever en efficiënter te managen. Ze worden in staat gesteld om beter te kunnen bepalen waar hun resources de meeste waarde leveren en daarmee beter te kunnen dealen met de uitwisseling die onvermijdelijk ontstaat in een organisatie waar meerdere projecten tegelijkertijd gemanaged worden. Dit helpt de mensen gemotiveerd te houden en om de projectteams weg te houden van de politiek binnen de organisatie.
2. Een goed gestructureerd proces voor prioritering en selecteren van projecten zorgt er voor dat er minder tijd van het hoger management noodzakelijk is. Deze reductie in benodigde tijd aan het selecteren van projecten betekent natuurlijk niet verminderde betrokkenheid. Feitelijk is het hoger management de motor van het proces in prioriteiten bepalen. De business is eigenaar van de prioriteiten en kunnen vanuit het proces sneller beslissen in het geven van prioriteit.
3. Een goed prioritisatie proces is transparant. Iedereen kent het doel van de organisatie en de prioriteiten voor se business, die van ook eenvoudig vastgelegd kunnen worden in een “besluitmodel”. Hierdoor kan er, als een afdelingshoofd aankomt met een project onmiddellijk feedback worden gegeven over het passen van dit project binnen de bedrijfsprioriteiten. Het gevolg zal zijn dat deze mensen, zodra ze de heldere prioriteiten zien en de succescriteria begrijpen, zelf anders gaan denken over plannen, om vervolgens te komen met projecten die beter aansluiten op de prioriteiten en doelstellingen van de organisatie. Hierdoor krijg je de mogelijkheid om de beste projecten uit een sterkere pool met projecten te kiezen en daarmee meer projecten te starten die waarde kunnen leveren. Hierdoor wordt de waarde van je project portfolio vergroot.
Geloof mij niet op mijn woord
Ik geef een voorzet, maar ga uit van wat ik om mij heen gezien en gehoord heb. Het is nog niet heel duidelijk hoeveel geld je kunt besparen met transparant project portfolio management, maar het kan om miljoenen euro’s gaan. Het lijkt mij het uitzoeken waard.
Wat is nu de waarde van een beter project prioritisatie proces? In de USA en Groot-Brittanië zijn verbeteringen van 10%-20% van organisatie gezien. Op een project portfolio van 5 miljoen euro per jaar, gaat dat richting 5 ton tot 1 mijloen aan extra waarde per jaar. Voor de mensen die al betrokken zijn in het proces van selecteren van projecten, het implementeren van projecten en het aanvragen van projecten is de afname van de stress is onbetaalbaar.
Goed prioritisatie is noodzakelijk om de juiste projecten op het juiste moment in je project portfolio te krijgen. Ik heb gezien dat het opzetten van een PMO en de implementatie van een project management pakket een uitdaging is, maar zodra er zichtbaarheid gecreëerd is, wordt het tijd om door te pakken richting prioritisering, nieuwe ideeën en initiatieven. Zonder een goed inzicht in wat er gaande is binnen de organisatie is het moeilijk om verbeteringen aan te brengen in het proces van “Doing the right things” en daarmee nog moeilijk om te stap "Doing things right" te verbeteren. Om stappen te kunnen maken heb je PPM nodig.
Meer informatie over hoe:
Henk van der Tweel
henk@c4poconsulting.nl
06-55400200
